Definicja pracy zdalnej jest prosta - w ramach potrzeby pracownika lub pracodawcy, służbowe obowiązki są wykonywane z domu pracownika lub miejscu wspólnie określonym przez obie strony - miejsc zdalnego wykonywania pracy jest dużo. Pandemia covid-19 wymusiła wiele zmian w życiu społecznym i ekonomicznym. Konieczność utrzymywania dystansu społecznego przyczyniła się do popularyzacji pracy zdalnej. Przepisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej nie są jednak szczegółowo określone i sprecyzowane. Rozwiązanie to było dotychczas regulowane w Kodeksie pracy, jednak normy nie były kompleksowe. W 2023 roku doszło do zmian w zakresie wykonywanej pracy zdalnej. Czy istnieją konkretne przepisy kodeksu pracy dla pracodawcy lub pracownika wykonującego pracę zdalną? Odpowiadamy jakie zapisy definiują czynności dotyczące pracy zdalnej.
Kontrola zdalnego pracownika - czy nie łamie przepisów kodeksu pracy?
Dotychczas nie istniały konkretne przepisy dla pracowników wobec pracy zdalnej. Pracodawca nie miał możliwości do tego, aby kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną, by np. zweryfikować organizację pracy. Teraz doszło do zmian w tym zakresie. Pracodawca może bowiem wykonać kontrolę trzeźwości osoby pracującej w domu, jednakże tylko w uzasadnionych przypadkach. O jakie sytuacje chodzi? Otóż są to przypadki, gdy kontrola jest niezbędna do zapewnienia ochrony życia i zdrowia zatrudnionych, osób postronnych lub do zabezpieczenia mienia. Ustawodawca nałożył jednak poważne ograniczenie, albowiem badanie nie może zostać przeprowadzone przy użyciu metod laboratoryjnych. Rozwiązaniem jest więc alkomat znajdujący się na wyposażeniu danego pracodawcy, którym podczas pracy zdalnej pracownik musiałby wykonać badanie samodzielnie.
Niezbędne narzędzia pracy w celu zapewnienia pracownikowu zdalnemu odpowiednich warunków - obowiązki pracodawcy
Do wykonywania każdej pracy niezbędne są odpowiednie narzędzia, by pracownicy objęci pracą zdalną mogli bezproblemowo wykonywać swoje zadania. Dotychczas większość osób pracujących z domu korzystała ze swojego sprzętu. Po zmianach w Kodeksie pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt, a ponadto wykonać jego montaż na swój koszt. W praktyce najczęściej będzie to komputer wraz z dodatkowym wyposażeniem, na przykład słuchawkami i myszą. Jeżeli natomiast okazałoby się, że dany pracodawca nie jest w stanie zapewnić odpowiedniego sprzętu, pracownikowi przysługuje ryczałt za korzystanie ze swoich urządzeń.
Zasady wykonywania pracy zdalnej - opłaty za energię i Internet
Istnieją też pewne ustalenia dla pracodawców wobec pracy zdalnej wykonywanej za porozumieniem z pracownikiem. Dotyczą one kosztów wykonywania pracy zdalnej. Stanowisko pracy pracownika, wykonującego pracę z domu jest wyposażone w urządzenia takie jak: komputer, telefon etc. W związku w przypadku wykonywania pracy zdalnej, wiąże się ona ze zwiększonymi wydatkami na energię elektryczną oraz dostęp do Internetu. Trudno jednak ustalić dokładną wysokość kosztów pracy wykonywanej z domu, albowiem niezbędny byłby specjalny licznik zużycia prądu. Wobec tego poszczególni pracodawcy muszą w porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyznaczyć kwoty ryczałtu, jakie będą przysługiwały pracownikom wykonującym swoje obowiązki zdalnie. Obowiązki pracodawcy się są zatem tu jednoznacznie nazwane, by sprecyzowanie kosztów pracy zdalnej było jednoznaczne.
Wniosek o wykonywanie pracy zdalnej - czy jest potrzebna zgoda?
Zasady pracy zdalnej obejmują również zgodę na jej wykonywanie. Jeżeli pracownik chciałby spróbować wykonywania pracy zdalnej - należy złożyć odpowiedniego wniosku do swojego pracodawcy. Warto zwrócić uwagę, iż nie istnieje żaden wzór tego rodzaju dokumentu, aczkolwiek powinien on zostać złożony na piśmie. Niemniej jednak wniosek pracownika powinien zawierać takie informacje jak miejscowość i datę sporządzenia, dane personalne pracownika (imię, nazwisko, adres), dane pracodawcy (nazwa zakładu pracy i adres), oznaczenie pisma (na przykład Wniosek o zgodę na wykonywanie pracy zdalnej), krótkie uzasadnienie stanowiska oraz własnoręczny podpis.
Należy mieć jednak świadomość, że o tym, w jaki sposób zostanie rozpatrzony wniosek dotyczący pracy zdalnej pracownika, zawsze decyduje pracodawca. Wg przepisów praca zdalna nie nie jest z góry zagwarantowana pracownikowi oraz żaden ustalony ustawowo wymiar pracy zdalnej. Wiele zależy od sytuacji w danym zakładzie pracy. Co ciekawe, jeżeli polecenie wykonywania pracy zdalnej wyszłoby od pracodawcy, wówczas również musiałby przygotować analogiczny wniosek oraz zapewnić pracownikowi wykonującemu taką pracę odpowiedni do niej sprzęt. Jego pozytywne bądź negatywne rozpatrzenie zależałoby jednak od pracownika. Wyjątkiem jest tutaj sytuacja, w której przejście na pracę zdalną jest wynikiem polecenia służbowego. Jest to możliwe na przykład w razie zagrożenia epidemicznego, stanu klęski żywiołowej, czy też działania siły wyższej.
Praca zdalna stanowi poważne ułatwienie dla części pracowników, szczególnie dla matek karmiących piersią czy osób z niepełnosprawnościami. To także zwiększenie bezpieczeństwa w razie wybuchnięcia epidemii. Z całą pewnością zmiany w tym zakresie należy ocenić pozytywnie, aczkolwiek dopiero praktyka pokaże, na ile nowe przepisy Kodeksu pracy będą skuteczne.