Wdrożenie oprogramowania w firmie – jak się do tego przygotować?

Blog

Skontaktuj się z nami

28-04-2022
Photo representing the subject of the blog

Najpopularniejsze posty

Gotowe pomysły na biznes prosto do Twojej skrzynki

Wyślij

Wdrożenie oprogramowania w firmie to nie tylko zlecenie zewnętrznemu podmiotowi wykonania danej usługi. Należy bowiem odpowiednio przygotować się do tej operacji, aby wszystko przebiegło zgodnie z planem. Co zatem należy zrobić przed wdrożeniem oprogramowania?



Pieniądze to podstawa


Żeby móc wdrożyć oprogramowanie w danym przedsiębiorstwie, należy dysponować odpowiednimi środkami. Przygotowania specjalnego programu spełniającego potrzeby danej firmy bądź też skorzystanie z istniejącego już programu to niemały wydatek.


W związku z tym należy wyróżnić dwie sytuacje. W pierwszym przypadku przedsiębiorca dysponuje określonym budżetem i zamierza dopasować do niego optymalne rozwiązanie. W tym celu najlepiej poszukać dostawcy oprogramowania, który ma bogatą ofertę oraz pozytywne opinie wśród swoich klientów. Druga sytuacja ma natomiast miejsce, gdy przedsiębiorca nie ma określonego budżetu na daną inwestycję. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest złożenie zapytań do kilku dostawców oprogramowania z prośbą o przedstawienie ofert.


Warto również zastanowić się nad tym, czy dane oprogramowanie musi zostać wdrożone w całości od razu, czy też można to robić etapami. W tej drugiej sytuacji można wziąć pod uwagę rozłożenie płatności na raty wynikające z tychże faz.



Określenie celu oraz plan wdrożenia


Każda inwestycja, a tak należy traktować wdrożenie oprogramowania, ma swój cel. Może nim być na przykład skrócenie czasu wykonywania niektórych prac bądź zapewnienie lepszej komunikacji pomiędzy pracownikami. Zawsze warto skonsultować ten cel z dostawcą oprogramowania. Jeżeli będzie ono tworzone od podstaw, wówczas możliwe będzie stworzenie nowych funkcji, które spełnią wymagania zamawiającego.


Niezwykle ważny jest także plan wdrożenia. Powinien on być na tyle szczegółowy, aby zarówno przedsiębiorca, jak i dostawca oprogramowania nie mieli wątpliwości. Co ważne, plan ten powinien być dostosowany do warunków panujących w danej firmie.



Zespół projektowy


Do wdrożenia oprogramowania w firmie przydatny jest zespół projektowy, szczególnie gdy jest to duże przedsiębiorstwo. Można do niego zaangażować doświadczonych pracowników, którzy znają realia oraz potrzeby bądź też zdać się na pomoc osób z zewnątrz. Ten drugi wariant to jednak dodatkowe koszty dla przedsiębiorcy. W rzeczywistości pracownicy w porozumieniu z przedstawicielami dostawcy oprogramowania powinni sobie poradzić z tym wyzwaniem.



Przygotuj pracowników do zmian


Wielu pracowników wykonuje swoje obowiązki w sposób rutynowy, przez co wprowadzenie nowych rozwiązań może na początku skutkować pewnym chaosem. Z tego względu warto już na etapie przygotowań do wdrożenia oswajać pracowników z koniecznością dostosowania się do nowych warunków. W ten sposób wdrożenie przebiegnie nie tylko sprawniej, ale też osoby zatrudnione w danej firmie dostrzegą zalety oprogramowania. W przypadku bardziej skomplikowanych programów warto również zainwestować w szkolenia dla pracowników.


Wdrożenie nowego oprogramowania należy starannie zaplanować, aby przebiegło ono bez większych problemów. Poszczególne kwestie powinny zostać zapisane w umowie, dzięki czemu nie będzie wątpliwości dotyczących oczekiwań zamawiającego. Warto również zadbać o pracowników, aby mogli oni jak najszybciej zapoznać się z nowymi rozwiązaniami.