Pracodawcy coraz częściej stosują w swoich firmach monitoring. Tego rodzaju decyzja ma na celu nie tylko zapewnienie lepszego poziomu bezpieczeństwa, ale i niekiedy nadzór nad wykonywaniem obowiązków służbowych przez pracowników. Czy jest to jednak zgodne z prawem?
Monitoring wizyjny
Zgodnie z obecnie obowiązującym stanem prawnym, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) (art. 222 § 1 Kodeksu pracy – KP). W takim przypadku należy jednak liczyć się z faktem, iż może dochodzić do przetwarzania danych osobowych. Chodzi tutaj o informacje o zidentyfikowanej lub możliwej, bezpośrednio lub pośrednio, do zidentyfikowania osobie fizycznej.
W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę, że celem monitoringu wizyjnego jest rejestrowanie i przechowywanie obrazu oraz wskazywanie osób w określonym miejscu i czasie, co w większości przypadków pokrywa się z pojęciem danych osobowych. W związku z tym ich przetwarzanie musi odbywać się zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście, administrator musi określić cel przetwarzania, zastosować minimalizację danych, ograniczyć czas przechowywania i zapewnić ich prawidłowość, integralność i poufność.
Nie każde miejsce można monitorować
Kamery powinny być zainstalowane w odpowiednich miejscach i to na pracodawcy spoczywa obowiązek weryfikacji miejsc, które są objęte monitoringiem. Zasadniczo nie jest możliwe montowanie kamer w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach i pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Co więcej, tam, gdzie kamery zainstalowano, powinny one być ustawione w taki sposób, aby zbierać możliwie jak najmniej danych osobowych.
Na pracodawcy spoczywa jeszcze jeden niezwykle ważny obowiązek. Musi on poinformować swoich pracowników o tym, że dane pomieszczenia są monitorowane, a także umieścić odpowiednie informacje na ten temat. Wszystko to musi zostać dokonane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 222 § 6 KP).
Jak długo można przechowywać nagrania? Przepisy Kodeksu pracy są w tym zakresie niezwykle precyzyjne. Zgodnie z obecnym stanem prawnym są to 3 miesiące od rejestracji przez monitoring. Czas ten może być krótszy, niż uregulowano to w Kodeksie pracy, natomiast nie może być on dłuższy. Gdyby jednak dane nagranie stanowiło dowód w postępowaniu sądowym, wówczas jego usunięcie nie byłoby możliwe do czasu wydania prawomocnego orzeczenia w sprawie.
Inne formy monitoringu pracowników
Monitoring wizyjny nie jest jedyną formą monitoringu, jaki może stosować pracodawca wobec swoich pracowników. Przede wszystkim jest to monitoring służbowej poczty elektronicznej, który ma na celu nadzór nad wykorzystywaniem tego narzędzia w celu realizacji obowiązków służbowych. W tym kontekście należy podkreślić, że pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji lub dóbr osobistych swoich pracowników.
Innymi formami monitoringu są monitoring pojazdów służbowych oraz weryfikacja czasu pracy. W tym przypadku również należy dopełnić obowiązków informacyjnych, aby wszystko odbywało się zgodnie z prawem.
Monitoring pracowników staje się coraz popularniejszy. Nic dziwnego, ponieważ w wielu firmach konieczne jest zachowanie podwyższonych standardów bezpieczeństwa. Poza tym dzięki niemu pracodawcy mają większą kontrolę nad tym, co dzieje się w firmach. Należy jednak pamiętać, że monitoring musi być prowadzony w zgodzie z obowiązującymi przepisami.