Pracodawcy coraz częściej stosują w swoich firmach monitoring. Za pomocą monitoringu pracodawca ma na celu nie tylko zapewnienie lepszego poziomu bezpieczeństwa, ale i niekiedy jest używany w celu kontroli pracownika czy jego obowiązki są wykonywanie na oczekiwanym poziomie oraz na jakie czynności jest poświęcone wykorzystanie czasu pracy. Czy jest to jednak zgodne z prawem?
Monitoring wizyjny
Zgodnie z obecnie obowiązującym stanem prawnym, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić system monitoringu wizyjnego: czyli szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring) (art. 222 § 1 Kodeksu pracy – KP). W przypadku, kiedy pracodawca zainstalował monitoring należy jednak liczyć się z faktem, iż w trakcie pracy pracodawca przetwarza dane osobowe. Chodzi tutaj o informacje o zidentyfikowanej lub możliwej, bezpośrednio lub pośrednio, do zidentyfikowania osobie fizycznej.
W kontekście powyższego należy zwrócić uwagę, że celem monitoringu wizyjnego jest rejestrowanie i przechowywanie obrazu oraz wskazywanie osób w określonym miejscu i czasie, co w większości przypadków stanowi formę przetwarzania danych osobowych. W związku z tym ich przetwarzanie musi odbywać się zgodnie z prawem, rzetelnie i przejrzyście, administrator musi określić cel przetwarzania, zastosować minimalizację danych, ograniczyć czas przechowywania i zapewnić ich prawidłowość, integralność i poufność.
Nie każde miejsce można monitorować - gdzie zabrionione jset stosowanie kamer monitoringu?
Monitoring pomieszczeń pracowniczych posiada oczywiście ograniczenia. Kamery powinny być zainstalowane w odpowiednich miejscach i to na pracodawcy spoczywa obowiązek weryfikacji miejsc, które są objęte monitoringiem. Zasadniczo nie jest możliwe montowanie kamer w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach i pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Co więcej, tam, gdzie kamery zainstalowano, powinny one być ustawione w taki sposób, aby zbierać możliwie jak najmniej danych osobowych.
Na pracodawcy spoczywa jeszcze jeden niezwykle ważny obowiązek. Pracodawca ma obowiązek poinformowania swoich pracowników o tym, że dane pomieszczenia są monitorowane, a także umieścić odpowiednie informacje na ten temat, najlepiej w regulaminie pracy, by klarownie poinformować pracowników o zaistniałym fakcie. Wszystko to musi zostać dokonane zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 222 § 6 KP).
Jak długo można przechowywać nagrania?
Przepisy Kodeksu pracy są w tym zakresie niezwykle precyzyjne. Zgodnie z obecnym stanem prawnym są to 3 miesiące od rejestracji przez monitoring. Czas ten może być krótszy, niż uregulowano to w Kodeksie pracy, natomiast nie może być on dłuższy. Gdyby jednak dane nagranie stanowiło dowód w postępowaniu sądowym, wówczas jego usunięcie nie byłoby możliwe do czasu wydania prawomocnego orzeczenia w sprawie.
Inne formy monitoringu pracowników
Monitoring wizyjny nie jest jedyną formą monitoringu, jaki może stosować pracodawca wobec swoich pracowników. Stosowany jest także monitoring poczty służbowej. Przede wszystkim jest to monitoring służbowej poczty elektronicznej, który ma na celu nadzór nad wykorzystywaniem tego narzędzia w celu realizacji obowiązków służbowych. W tym kontekście należy podkreślić, że podczas monitoringu korespondencji pracownika pracodawca nie może naruszać tajemnicy korespondencji lub dóbr osobistych swoich pracowników.
Innymi formami monitoringu są monitoring pojazdów służbowych oraz weryfikacja czasu pracy. W tym przypadku również należy dopełnić obowiązków informacyjnych, aby wszystko odbywało się zgodnie z prawem.
Monitoring pracowników staje się coraz popularniejszy. Nic dziwnego, ponieważ w wielu firmach konieczne jest zachowanie podwyższonych standardów bezpieczeństwa. Poza tym dzięki niemu pracodawcy mają większą kontrolę nad tym, co dzieje się w firmach. Pracodawca ma prawo do wprowadzania monitoringu w takich przypadkach, pamiętając, że istnieją pewne ograniczenia dotyczące monitoringu - należy pamiętać, że monitoring musi być prowadzony w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.