Nowe technologie nie są w obecnym świecie czymś nadzwyczajnym. Ułatwiają one pracę, sprawiając, że wiele zadań można wykonać zdecydowanie szybciej, co pozwala zaoszczędzić pieniądze. Z tego względu wiele firm decyduje się na wdrożenie dedykowanego ich potrzebom oprogramowania. Co warto wiedzieć przed podjęciem takiej decyzji?

Określenie potrzeb

Już na etapie rozważania wdrożenia oprogramowania dedykowanego dla danego przedsiębiorstwa należy dokładnie określić potrzeby. Jakie funkcje powinien posiadać tworzony program, aby spełniać oczekiwania wszystkich pracowników, a także przełożyć się na jakość pracy. Poza tym napisanie oprogramowania z bardzo rozbudowanymi funkcjami to dodatkowe koszty. Każdy chciałby jednak, żeby inwestycja wiązała się z możliwie najmniejszym wydatkiem, aby szybko się zwróciła.

Nowe oprogramowanie powinno stanowić uzupełnienie stosowanych dotychczas rozwiązań bądź ich rozwinięcie. Celem wdrażanego programu ma być przyspieszenie oraz automatyzacja procesów, jakie zachodzą w danym przedsiębiorstwie.

Obsługa oprogramowania

Każde oprogramowanie powinno być najprostsze w obsłudze, jak to możliwe. Dzięki temu pracownicy szybko nauczą się nim posługiwać, co zmniejszy ryzyko różnego rodzaju błędów. W przypadku bardziej skomplikowanych programów warto zainwestować w szkolenia dla personelu. Nowi pracownicy nie powinni jednak brać udziału we wdrażaniu oprogramowania. Zdecydowanie lepiej w tej roli sprawdzą się osoby z dłuższym stażem.

Ważnym elementem obsługi jest migracja danych. Musi się ona odbywać w sposób dobrze przemyślany oraz bezpieczny. Każda firma ma bowiem informacje, które nie powinny wydostać się na zewnątrz.

Odpowiednia konfiguracja i cyberbezpieczeństwo 

Oprogramowanie wdrożone w firmie musi zostać odpowiednio skonfigurowane. Oznacza to, że każdy z pracowników powinien mieć dostęp wyłącznie do funkcji, które go dotyczą. W tym celu każdy pracownik musi otrzymać swój indywidualny login oraz hasło dostępu.

Niezwykle istotnym aspektem wdrażania oprogramowania jest zadbanie o cyberbezpieczeństwo. Ataki hakerów są bowiem coraz powszechniej spotykanym zjawiskiem. Troska o cyberbezpieczeństwo nie może jednak ograniczać się do bezgranicznego zaufania rozwiązaniom przygotowanym przez twórcę. Potrzebne więc będzie wyrobienie pewnych nawyków wśród pracowników, a najlepiej przygotowanie odpowiednich procedur związanych z korzystaniem z programu. Z kolei wszelkie incydenty związane z naruszeniem cyberbezpieczeństwa powinny być odnotowywane oraz zgłaszane.

Koszty wdrażania

Wdrożenie nowego oprogramowania zawsze wiąże się z kosztami. Należy jednak zwrócić uwagę, że zakupiony program może być gotowym rozwiązaniem, które jest ogólnie dostępne na rynku, bądź mieć charakter dedykowany, czyli przygotowanym specjalnie dla zamawiającego.

Trudno określić, jakie są koszty wdrożenia, ponieważ zależy to od wielu czynników. Mogą to być kwoty rzędu kilku, a nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Oczywiście program dedykowany jest droższy niż gotowe rozwiązanie.

Wdrażanie oprogramowania w przedsiębiorstwie powinno być poprzedzone dogłębną analizą potrzeb. Należy mieć także na uwadze cele, które mają zostać osiągnięte dzięki temu rozwiązaniu. Niezwykle istotną kwestią jest także cyberbezpieczeństwo. Zagrożenia ze strony hakerów są coraz poważniejszym problemem, a ich ewentualne konsekwencje mogą być bardzo kosztowne.